Tất cả mọi người khi dùng excal đều luôn muốn nhập liệu một cách nhanh chóng và chính xác hết mức có thể. Đây cũng là vấn đề chung của nhiều người, vấn đề của việc nhập dữ liệu ngày tháng năm trong Excel tốn quá nhiều thời gian. Chính thế, Technews24G.com sẽ chia sẻ 5 cách nhập ngày thánh nhanh trong excel một cách chính xác nhất trong bài viết sau đây. Hãy cùng theo dõi nhé!
Cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel bằng định dạng Short Date
Bạn có thể thực hiện nhập ngày tháng năm vào ô Excel theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như: 1/1/2015 hoặc 1-Jan-2015 hoặc 1-Jan hoặc “1 tháng 1 năm 2021”. Khi bạn nhập nội dung liên tục như vậy vào các ô thì Microsoft Excel sẽ nhận biết rằng bạn đang nhập ngày tháng và tự động áp dụng định dạng ngày tháng cho các ô sau đó.
Thông thường thì Excel định dạng ngày mới được chèn theo ngày tháng trên windows mà bạn đã cài đặt mặc định trước đó, nhưng đôi khi thì hệ thống có thể để lại chính xác như bạn đã nhập.
Dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy Excel đã nhận ra ngày tháng bạn đã nhập là việc căn phải trong một ô chứ không phải là các giá trị của văn bản thì sẽ được căn trái.
Nếu Excel không nhận ra được dữ liệu đang nhập của bạn là ngày tháng và dữ liệu đó được căn trái trong một ô, thì bạn hãy thử chèn ngày tháng ở định dạng dd/mm/yyyy trong Excel.
Bạn có thể dễ dàng thay đổi được định dạng ngày tháng sau đó thông qua hộp thoại Format Cells. Bạn thay đổi bằng cách bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + 1 trên bàn phím hay bấm chuột phải vào ô đó → chọn Format Cells…
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng danh sách định dạng xổ xuống trên thanh công cụ. Bạn chọn vào Home →trong phần Number có một menu xổ xuống → mở nó ra và chọn định dạng ngày tháng bạn muốn.
Chú ý: Nếu bạn đã nhập dữ liệu và nó hiển thị dưới dạng một số dấu thăng (#####) trong một ô thì rất có thể ô đó không đủ rộng để chứa toàn bộ ngày và ô đã bị lỗi. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy bấm đúp vào đường viền bên phải của cột để cột tự động điều chỉnh ngày tháng hay bạn kéo đường viền bên phải để đặt chiều rộng cột mong muốn.
Cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel bằng phím tắt
Với việc sử dụng phím tắt thì bạn có thể nhập nhanh chóng ngày tháng trong Excel dưới dạng một giá trị tĩnh. Thời gian dưới dạng giá trị tĩnh là thời gian không thay đổi theo dữ liệu thời gian của hiện tại trừ khi chúng được chỉnh sửa lại.
Vì vậy, nếu bạn bạn muốn nhập ngày tháng hoặc giờ theo hiện tại dưới dạng giá trị tĩnh thì excel sẽ không tự động cập nhật vào ngày hôm sau, bạn có thể sử dụng một trong các phím tắt sau:
- Ctrl + ; đây là phím tắt giúp nhập nhanh ngày tháng năm hiện tại vào một ô được chọn trong excel.
- Ctrl + Shift + ; đây là phím tắt giúp người dùng chèn số liệu thời gian hiện tại trong ngày theo giờ được hiển thị trong hệ thống máy tính.
Cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel bằng hàm
Nếu bạn muốn nhập ngày tháng năm trong Excel ở trạng thái luôn được cập nhật qua từng ngày hoặc từng phút thì hãy sử dụng một trong các hàm ngày tháng trong Excel sau.
Hàm TODAY – Tự động cập nhật ngày tháng trong Excel
Hàm TODAY là hàm tự động cập nhật và đưa ra giá trị được hiển thị trong ô tính là ngày tháng năm theo ngày hiện tại trên hệ thống máy tính. Bạn chỉ cần gõ =TODAY() → nhấn Enter.
Lưu ý: Hàm TODAY chỉ được cập nhật khi bảng tính được bạn mở trở lại hay khi chạy macro chứa hàm.
Hàm NOW – Tự cập nhật ngày tháng trong Excel
Hàm NOW cũng tương tự như hàm TODAY ở trên nhưng nó chỉ khác ở chỗ là sẽ có thêm thông tin của giờ hiện tại được hệ thống cập nhật theo từng phút.
Bạn chỉ cần nhập =NOW() → nhấn Enter để áp dụng hàm cho ô tính đó.
Cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel bằng cách bộ chọn lịch
Nếu bạn đang lập bảng tính cho người dùng khác và muốn chắc chắn rằng họ nhập ngày tháng chính xác thì bạn có thể chèn lịch thả xuống vào trang tính.
Người dùng của bạn có thể điền ngày tháng chỉ bằng một click nhấp chuột và chắc chắn 100% rằng tất cả các ngày tháng được nhập đều ở định dạng thích hợp.
Lưu ý: Bộ chọn ngày tháng năm của Microsoft được hoạt động với các phiên bản 32-bit của Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016, nên nó sẽ không hoạt động trên Excel 64-bit.
Cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel bằng bộ chọn lịch được thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Hiển thị tab Nhà phát triển trên thanh công cụ bằng cách bấm chuột phải vào thanh công cụ → chọn Customize the Ribbon… → Customize Ribbon. Trong phần Main Tabs tích chọn hộp kiểm Developer.
Bước 2: Mở tab Developer → Insert → nhấn vào nút More Controls. Trong hợp thoại More Controls → tìm và chọn Microsoft Date and Time Picker Control 6.0 →Bấm OK để tiếp tục.
Bước 3: Cuối cùng, nhấn vào ô mà bạn muốn rồi chèn bảng chọn lịch vào đó.
Tách chuỗi thành ngày tháng năm trong Excel
Để nhập ngày tháng năm theo định dạng chuẩn nhanh chóng mà Excel vẫn có thể hiểu được, bạn cần phải nhập dấu gạch chéo “/” phân chia giữa ngày tháng và năm, chẳng hạn như định dạng dd/mm/yyyy trong Excel sẽ nhanh chóng hiểu được và chuyển định dạng của ô tính đó thành hàm Date.
Trong một số trường hợp, bạn cảm thấy việc nhập dấu gạch chéo quá rắc rối và mất thời gian, công sức thì bạn có thể dùng cách sau để chuyển đổi từ dạng dãy số bình thường sang định dạng ngày tháng năm một cách dễ dàng.
Trong Excel bạn có thể dùng tính năng Text to Columns (dùng để chuyển văn bản thành cột) thì phần mềm sẽ nhanh chóng chuyển đổi dãy số 8 chữ số khi bạn nhập ngày tháng năm không có dấu phân cách (22042021) thành chuẩn định dạng dd/mm/yyyy hoặc các định dạng ngày phổ biến khác.
Các bước thực hiện việc nhập ngày tháng năm trong Excel được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bạn chọn các số gồm 8 chữ số mà bạn đã nhập trước đó. Nhấp vào Data → Text to Columns.
Bước 2: Trong hộp thoại Convert Text to Columns Wizard mới xuất hiện → kiểm tra tùy chọn Fixed width đã được chọn hay chưa → Nhấn Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục nhấn Next để đến được màn hình tùy chọn định dạng cột (Column data format) → đổi định dạng thành Date → chọn các kiểu thứ tự ngày tháng năm trong menu xổ xuống (tại Việt Nam thường là DMY là ngày – tháng – năm).
Bước 4: Bạn nhấn Finish để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Bài viết trên đây là chia sẻ của chúng tôi về 5 cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel. Hy vọng sẽ giúp cho công việc nhập liệu ngày tháng năm của bạn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn so với cách nhập liệu bằng tay.
